6- Promocion
No basta desarrollar un excelente trabajo para que haya una fila de donadores en nuestra puerta. Traerlos hasta nuestra puerta es una tarea de promoción que debe comunicar la existencia del problema (causa), de la organización (que propone una solución) y de su valor, en forma adecuada y entendible para cada tipo de potencial donador, utilizando los medios de comunicación más adecuados para alcanzarlos.

• Por ejemplo, aquella publicación de tapas duras sobre los procedimientos pedagógicos de su organización para niños de 3 a 5 años no es adecuada para invitar al propietario del supermercado del ma del ala de recreación.

  Para hacer una buena tarea de promoción es preciso:

  • Conocer las características del público que se pretende alcanzar (con quién quiero hablar)
  • Desarrollar la mensaje (lo que voy a decir, sobre qué puntos pondré mayor énfasis)
  • Definir un instrumento de comunicación (cómo voy a hablar)

• Los primeros instrumentos de comunicación deben ser:
  

  1. Folleto general de presentación de la organización. Incluir nombres de los consejeros y directores, inversores destacados (aún cuando todos lo sean), fotos, etc. Todo lo que pueda impresionar y transmitir confianza.
  2. Una carta-propuesta personalizada para cada inversor, hablando sobre su proyecto, su objetivo, su meta financiera y lo que ya fue alcanzado. Destaque su trabajo y sus beneficiarios y solicite la inversión.
  3. Ficha o cupón: es el documento que comprueba el compromiso asumido por el financiador. Contiene nombre, dirección, teléfono, valor, modalidad, etc.
  4. Carta de agradecimiento por la inversión: debe ser personalizada y debe reafirmar el compromiso de ambas partes a fin de que no queden dudas.
      
     Importante! Envíe la carta de agradecimiento para los "si" y para los "no". Envíela cuando comienza la inversión (bienvenida) y cuando finaliza (despedida).
  5. Otros: recibo de donación, factura de cobro, fotos, autoadhesivos, diploma, carpeta/book, recortes, etc

  7- Negociacion
  La principal forma de negociación es a través de una entrevista personal.

  El recaudador de recursos es un profesional, no un mendigo. Debe estar preparado para responder muchas preguntas (cuando hay preguntas, qué bueno, la persona esta interesada!), conoce el proyecto profundamente, está actualizado, escucha lo que dicen los miembros de la organización,estudia los reportes y artículos pertinentes en los periódicos, colecciona fotos, etc. Hablar con el recaudador de recursos debe ser tan enriquecedor (y más fácil) que leer un texto sobre el tema.

  Los pasos de la negociación
  

  1) Prospección y calificación

  • Hacer una lista de potenciales donadores
  • Fuentes: periódicos, revistas, indicaciones de vecinos, amigos, propagandas, etc.

  2) Antes de hacer el primer contacto:

  • Buscar información y aprender lo máximo posible sobre el donador potencial antes de hacer el primercontacto.
  • Cuestiones éticas que hay que considerar con respecto a la empresa/individuo:
  • ¿Hay parientes o amigos en la empresa?
  • ¿El recaudador conoce consejeros o funcionarios en la empresa?
  • Saber qué decir y cuánto decir.
  • Muy importante: saber con quien hablar.
    
    

  3) Cómo abordar

  • Tenga como objetivo atraer la atención del donador potencial.
  • El recaudador tiene que lograr capturar la atención del donador potencial sobre lo que está siendo dicho.
  • Hable de forma de llamar la atención, capture la atención de la persona con quien está hablando, sea apreciativo y evite las palabras vacías.
    
    

  4) Presentación y demostraciones

  • Informar y seducir al donador potencial con su proyecto.
  • Transmitir las características del proyecto de forma espontánea; esta presentación no debe ser enlatada, el texto no puede ser estandarizado. Lo ideal es conversar, hacer preguntas, escuchar lo que dice el donador potencial y descubrir sus preocupaciones, lo que le interesa sobre el proyecto y darle respuestas a lo que le preocupa.
    
    

  5) Manejar reacciones y objeciones

  • Sí significa sí. No es tal vez.
  • Esta etapa ocurre simultáneamente a la presentación y demostración (etapa anterior).
  • Haga que su interlocutor hable, así Usted conocerá sus dudas y preocupaciones.
  • Es importante anticipar las objeciones de antemano, para poder enfrentarlas mejor. Responder demostrando las características de su proyecto.
  • Cuando un donante potencial tiene una objeción, en realidad está queriendo ser convencido de lo contrario.
  • Presente buenos motivos para que el potencial donador no se preocupe más.
  • Ayúdelo a tomar la decisión.
    
    

  6) Cerrar el trato

  • En este momento hay que conseguir un compromiso del donador. Es la parte más crítica. Los que no consiguen cerrar el trato pierden el negocio.
  • Es el arte de saber hacer preguntas que no sean del tipo "¿cuánto va donar?". Hay que formular preguntas que requieran respuestas que reflejen una decisión positiva, por ejemplo, ¿Cómo le gustaría que su logomarca aparezca en nuestro material? ¿Cómo ponemos su nombre en la placa del edificio, prefiere su nombre completo o se puede abreviar? ¿Qué persona del departamento de marketing recomienda para que analice el proyecto? ¿Prefiere que le envíe la propuesta de asociación revisada por fax o por correo?
  • Si responde de forma afirmativa a estas preguntas quiere decir que hará la donación!
    
    

  Algunas sugerencias

  • Marque una cita por teléfono
  • Avise el motivo de la cita
  • Evite decir que el motivo es una donación
  • Es preferible decir que es sobre un proyecto que le va interesar
  • Esté preparado para dar más detalles
  • No use la palabra "dinero", diga apoyo, inversión, financiamiento
  • No se atrase, venga bien vestido, etc.
  • No se intimide con el ambiente de lujo de la oficina (la persona entiende muy bien de sus negocios y lo hace muy bien. Usted, también)
  • Durante la reunión, hable primero del proyecto y del beneficiario.
  • Diga que se espera que pueda hacer una donación de " x", tal vez más o menos.
  • No hable tímidamente.
  • No diga que "creemos que usted nos puede dar xxx", sería poco delicado.
  • Quédese callado hasta que él rompa el silencio.
  • El que habla primero, pierde.
  • Si el donador dice que sí, continúe: "¿durante tres años?"
  • Concretice la donación: ¿qué nombre pongo en el recibo? (Si el donador hace un cheque, que ponga el nombre de la organización; si hace la donación en el acto, haga un recibo inmediatamente.)
  • Una vez hecha la negociación, cambie de tema, evite hablar del proyecto, para no mencionar algo que puede hacerlo cambiar de idea.
  • No hable más sobre la donación, ya que puede ser interpretado (y no deja de ser) como una señal de inseguridad
  • Conteste las objeciones amablemente, con confianza.
  • Nunca se oponga directamente a los planes y teorías del donador. Sea amable, maneje las situaciones.
  • Practique haciendo simulaciones de conversaciones telefónicas y entrevistas.
  • Capacítese, capacítese, capacítese!

  Hay que trabajar arduamente. Una negociación puede durar meses.

  8- Relacionamiento
  Es muy importante no olvidarse del donador una vez que haya hecho su donación. Ahora forma parte de su organización, es un socio, alguien que también tiene interés en la organización.

  • Acompañe la satisfacción del cliente, para garantizar la continuidad de la relación.
  • A esta altura, ya será bastante receptivo a propuestas para aumentar su donación, participación inversión.
    
    

  Preocúpese con la satisfacción del donador

  • Cumpla con sus compromisos, de esta forma estará retribuyendo el respeto y confianza que el donador ha depositado en la organización.
  • Si paso algo que no estaba en los planes, busque entender los motivos y ofrezca explicaciones válidas y verdaderas. Trabaje por la causa.
  • Agradezca la donación con una carta personal firmada por el presidente (para los"sí" y para los "no"!)
  • Demuestre su reconocimiento públicamente (una placa en el edificio, un anuncio en el periódico, un premio, una cena, una conferencia, un diploma especial, etc.)
  • No desprecie donaciones pequeñas. (Primero hay que conquistar y conseguir un compromiso, después se podrá pedir más. )
  • Hacer rendimiento de cuentas (presentar resultados y evaluaciones al final de cada año o al completarse un proyecto)
  • Estar consciente de aranceles, impuestos, deducciones (conozca la legislación)
  • Invite al donador a una visita especial a la institución.
  • Incluya el nombre del donador en el panfleto institucional de la organización.
  • Haga una evaluación de la contribución (esto proporciona satisfacción a los que han hecho la inversión.)
  • Divulgue la donación a los funcionarios de la empresa que la han hecho, invítelos a realizar visitas, confraternizaciones (esto motiva a los empleados, les hace sentir orgullo de trabajar en la empresa; según una investigación hecha en los Estados Unidos, 68% de los jovenes americanos optan por trabajar en empresas que tienen alguna actuación social)
  • Haga que se sientan orgullosos de participar del éxito de la organización
  • La inversión social agrega valor a la imagen de la empresa y del proyecto (76% de los consumidores norteamericanos prefieren marcas y proyectos involucrados en algún tipo de acción social)
  • Proporcione un sentimiento de inmortalidad, de haber dejado una obra
  • Cree una simpatía, casi un amor
  • Es una interacción transformadora para ambos
  • Manténgalo informado e involucrado: carta, periódico, planes, relatorios, inauguraciones, fiestas, eventos, graduaciones, etc.
    
    

  Cobro
  Ayude a que sus donadores recuerden hacer sus donaciones puntualmente y cumplan los plazos. Procure facilitarlo, enviando sobres en los cuales ya aparece la dirección, comprobante de depósito ya completo, débito automático en cuenta corriente o tarjeta de crédito. Lo mejor es llamar por teléfono unos días antes para confirmar la fecha del pago.

  9- Equipo

  Tenga una idea clara de quién está a cargo. Designe responsabilidades y determine quien ejecutará cada tarea, establezca metas individuales y para el grupo, elabore el cronograma de actividades, mantenga a los profesionales actualizados e involucrados.
  • Es fundamental contar con un grupo que trabaje exclusivamente en la captación de recursos
  • El perfil es el de un profesional de marketing y ventas
  • Debe amar la causa y a la organización
  • Debe haber comprado el proyecto
  • Su tarea será la de planear y ejecutar las actividades para el cumplimiento de las metas en los plazos determinados
  • Debe evaluar constantemente los resultados obtenidos y adecuar el curso a seguir, en caso de que esto sea necesario
  • Debe elaborar nuevos planes o nuevos proyectos para la nueva etapa
  Además de esto: producir el folleto y las cartas, hacer listas, telefonear, visitar, negociar, agradecer, cobrar, etc.

  Un equipo con voluntarios
  El equipo puede estar compuesto por voluntarios exclusivos para esta tarea y, preferentemente, con los cuales el potencial donador se sienta a gusto (por causa de edad, sexo o profesión, por ejemplo). Es mejor todavía si son amigos. La sinceridad de los voluntarios impresiona muy bien.

  Reconocimiento del equipo

  • Reconocer buenos resultados con palabras, fiestas, gestos de agradecimiento y reconocimiento
  • Este equipo debe estar siempre motivado
  • Es antiético pagar comisión (porcentual sobre los recursos recaudados)
    
    

  10- Evaluacion
  La evaluación es un proceso ininterrumpido, ajusta la dirección, revalúa las metas y plazos, constata las buenas experiencias, aquellas que dan buenos resultados y poseen la mejor relación costo/beneficio, clarifica los elementos positivos, las informaciones adicionales necesarias, los ajustes que se deben hacerse, las características y beneficios a promover, etc. Es el punto final y el punto de partida de todo planeamiento, incluso el de captación de recursos.

  Ejercicios
  

  1. Hacer metas de recaudación (hacer un diagnóstico teniendo en cuenta los costos y los ingresos que están garantizados)
  2. Determine plazos
  3. Separe sus necesidades en términos de proyectos, actividades, programas, etc.
  4. Componga una carta-propuesta (1 página para la carta de presentación y 1 página con la descripción de la propuesta
  
  

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